Confidentialité de BeAgent

Qui traite vos données ?

BeAgent est fourni par Beone pour les organisations et leurs collaborateurs. Votre organisation détermine les finalités professionnelles, les employés IA accessibles et les ressources connectées. Beone exploite la plateforme et traite les données nécessaires au compte, à la sécurité et à l’assistance. Contact : info@beone.be. Informations complémentaires : vie privée Beone.

Données utilisées

• Compte : nom, adresse email, identifiant de connexion, organisations, rôles et photo de profil si vous en choisissez une ou autorisez son import.
• Échanges : messages, réponses IA, messages vocaux, fichiers et images que vous transmettez, titres, participants, dates, accusés de réception et de lecture.
• Fonctionnement et sécurité : sessions, appareils enregistrés, jetons de notification, activité nécessaire à l’affichage des discussions et journaux techniques d’accès.
• Assistance : motif d’un signalement, extrait du message concerné, coordonnées et demandes relatives à vos données.

Pourquoi et avec qui ?

Ces données servent à authentifier votre compte, faire fonctionner les discussions et les outils demandés, gérer les accès, livrer les notifications, sécuriser le service et traiter l’assistance. Elles ne sont pas vendues et l’application ne contient pas de publicité ni de SDK publicitaire.

Les messages et fichiers nécessaires à une réponse peuvent être transmis aux fournisseurs d’IA configurés par votre organisation. Les actions sur Odoo, Microsoft 365 ou d’autres services utilisent uniquement les connexions attribuées à l’employé. Les fournisseurs et les lieux de traitement dépendent de cette configuration ; demandez la liste applicable à votre administrateur. Les connexions Microsoft/Google au portail servent à vous identifier ; elles n’autorisent pas à elles seules l’accès à votre messagerie.

Google Firebase Cloud Messaging est utilisé pour les notifications Android lorsque celles-ci sont activées. Les services Microsoft ou Google interviennent si vous choisissez leur connexion. Apple Push Notification service (APNs) est utilisé pour les notifications iOS activées ; Apple gère la distribution iOS via TestFlight et l’App Store. Google Play gère la distribution et les mises à jour de la version Play. Les échanges avec BeAgent utilisent HTTPS ; vos clés de connexion aux services sont chiffrées côté serveur.

Visibilité des conversations

Un utilisateur standard voit ses conversations personnelles et les groupes auxquels il participe. Les managers autorisés, administrateurs d’organisation et administrateurs Beone peuvent superviser les conversations conformément à leurs droits. Dans un groupe, les participants voient les messages et fichiers partagés. Une conversation personnelle est donc isolée des autres utilisateurs standards, mais n’est pas une messagerie chiffrée de bout en bout inaccessible à l’organisation.

Microphone, fichiers et notifications

Le microphone est utilisé uniquement lorsque vous démarrez un enregistrement vocal. Le choix d’un fichier ou d’une photo passe par le sélecteur système, sans accès global à votre galerie. Les vocaux sont conservés comme fichiers audio et peuvent être interprétés par l’IA à votre demande ou dans le contexte autorisé du groupe. La lecture peut continuer en arrière-plan avec des commandes multimédias. Vous pouvez désactiver les permissions dans les paramètres Android ou iOS et continuer à discuter par texte.

Conservation et suppression

Les contenus professionnels restent conservés dans l’organisation tant qu’ils sont nécessaires à son utilisation et jusqu’à leur suppression selon ses règles. L’archivage masque un élément sans l’effacer. Une suppression dans le chat retire son accès courant ; les procédures d’effacement de l’organisation et le cycle de rétention des sauvegardes traitent les copies restantes. Les preuves d’usage minimales liées à une organisation effacée sont conservées 24 mois, sans le contenu des conversations. Les obligations contractuelles et légales peuvent justifier une conservation limitée de certaines données ; elles sont alors identifiées lors du traitement de votre demande.

Vos droits et vos choix

Vous pouvez demander l’accès, la correction, l’export ou la suppression de vos données, ou poser une question sur leur traitement à votre organisation et à info@beone.be. Pour supprimer votre compte et les données associées, utilisez le formulaire de suppression BeAgent ou Réglages → Supprimer mon compte dans l’application. L’identité et les responsabilités liées aux données professionnelles sont vérifiées avant l’effacement. Les données conservées par nécessité légale ou appartenant aux autres participants sont examinées séparément ; supprimer votre compte ne supprime pas les comptes des autres membres.

Vous pouvez également contacter l’Autorité de protection des données belge. En cas de changement de ces pratiques, cette page est mise à jour.

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